Кадровый аудит – быстрая и независимая оценка трудовых ресурсов

Документальный кадровый аудит – это комплексная проверка полноты и правильности ведения документации, а также способ поиска оптимизации структуры персонала. С его помощью можно проконтролировать качество работы кадровиков организации, подготовиться к грядущим проверкам, оперативно устранив возникшие недочеты. Чтобы избежать штрафов за нарушение трудового законодательства, которые в последнее время стали весьма существенными, стоит заказать аудит кадровых документов у специализированных сторонних организаций. Такой контроль проводится аккредитованными фирмами, в штате которых есть профильные специалисты. Аудиторы выполнят независимую профессиональную оценку деятельности отдела персонала и оформят ее результаты в формате экспертного заключения.

Что включает в себя процедура аудита

В процессе проверки аудиторы анализируют:

• соблюдение правильности документооборота, хранения и архивирования документации;
• соответствие оформления трудоустройства и увольнения персонала законодательным нормам и правилам (записи в трудовых книжках, заполнение заявлений, наличие трудовых договоров и кадровых приказов);
• ведение документации по кадровому учету (штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников);
• правильность оформления локальных актов работодателя и порядок ознакомления с ними персонала (внутренний трудовой распорядок, коллективный договор, соглашение о неразглашении коммерческой тайны и пр.).

Результатом кадрового аудита является разработка перечня рекомендаций руководству организации. Он включает мероприятия по оптимизации кадрового делопроизводства, приведению его в соответствие с действующими нормами, устранению риска привлечения к ответственности за несоблюдение трудового законодательства. Аудит открывает возможности для повышения продуктивности работы сотрудников, улучшения климата в рабочем коллективе, формирования современных ценностей среди персонала.

Стоимость услуг документального аудита зависит от полноты проверки. В некоторых случаях руководство заказывает выборочную проверку, цена которой меньше. Кроме того, на стоимость выполнения работ оказывают влияние количество трудового персонала и особенности организационной структуры компании.

Когда необходимо проведение проверки

Кадровый аудит не является для предприятий обязательной процедурой. Привлечение сторонних аудиторов всегда связано с дополнительными расходами. Подобные услуги пользуются регулярным спросом. Они обеспечивают:

• избежание финансовых санкций со стороны государства за нарушение трудового законодательства за счет своевременного выявления и устранения существующих недочетов;
• оценку деятельности отдела персонала и системы управления кадрами на предприятии;
• получение информации об эффективности работы филиалов, отделов или отдельных сотрудников;
• обнаружение ошибок и недочетов в системе управления кадрами;
• определение способов работы с персоналом и мотивации для повышения результативности работы;
• анализ кадрового состава предприятия с целью предпринять правильные меры в ситуации, когда планируется сокращение штата сотрудников.

Аудит кадров нередко проводится при смене руководства для оперативного ознакомления с существующей структурой фирмы. Инициировать проверку можно также при увольнении сотрудника, ответственного за учет кадров в компании, чтобы избежать перекладывания ответственности на нового кадровика. Аудит помогает найти пути для повышения эффективности расходов на оплату труда, оптимизировать штат сотрудников в соответствии с текущими особенностями производственной деятельности. Проверка может быть инициирована в случае возникновения конфликтной ситуации при трудоустройстве или увольнении работников. Аудит помогает оценить кадровый потенциал компании, определить team-лидеров и правильно распределить задачи.