Экономия средств, повышение производительности и улучшение качества обслуживания клиентов. Звучит обнадеживающе, правда? И это лишь некоторые из многих преимуществ рабочего процесса. Обязательно прочитайте, чтобы узнать, как оптимизировать рабочий процесс вашей компании с помощью платформы Zoho.
Что такое рабочий процесс?
Каждый тип организации, независимо от отрасли, использует рабочий процесс — механизм, с помощью которого люди и предприятия выполняют свою работу. Мы называем этот системный рабочий процесс. Это позволяет выполнять работу и помогает упростить и оптимизировать рабочий процесс, в том числе: документооборот, производство продукции или информационный поток.
Система рабочих процессов позволяет управлять повторяющимися процессами и задачами, которые выполняются в определенном порядке. Сам сотрудник не обязательно имеет подробные знания о работе, ему дается задание и вся информация, необходимая для его выполнения.
Способы рабочего процесса:
- рабочий процесс процесса. - Рабочий процесс в этом случае состоит из предсказуемой, повторяемой последовательности шагов. Пример использования процессного рабочего процесса: утверждение отпусков или счетов, адаптация сотрудников, процесс найма.
- делопроизводство. - Это подход, при котором последовательность отдельных задач неизвестна с самого начала и может меняться от случая к случаю. Решение проблемы сразу не известно, нужно вмешательство человека. Пример: страховой случай.
- рабочий процесс проекта. - Рабочий процесс, который, как и процессный рабочий процесс, имеет организованную последовательность задач, но в этом случае больше гибкости, в том числе в отношении порядка выполнения действий и возможности исключения некоторых шагов.
Что такое система рабочего процесса?
Рабочий процесс — это система, использующая последовательность действий для выполнения задачи, которая является регулярно повторяющимся процессом в компании. Вы можете создать эту систему самостоятельно или с помощью инструмента, предназначенного для этой цели.
Первым шагом в создании собственной системы рабочих процессов является определение того, какие ресурсы у вас есть в настоящее время и какие бизнес-процессы выполняются. Узнайте, кто участвует в каждом этапе задачи и что им нужно для ее выполнения. Следующим шагом в построении рабочего процесса является определение задач, организация их в логическую последовательность и назначение ответственных за них людей.
Вы также можете визуально визуализировать рабочий процесс ваших сотрудников — в виде диаграммы, контрольного списка или карты процессов. Затем вы можете увидеть логическую последовательность и порядок всех шагов в рабочем процессе и порядке.
Как выглядит рабочий процесс на практике? - Пример
Рабочий процесс можно использовать для многих процессов, давайте посмотрим на рабочий процесс процесса найма.
В начале рекрутер готовит описание вакансии, затем, после утверждения, оно публикуется на сайтах с объявлениями о вакансиях. Затем сотруднику рассылаются заявки, путем анализа присланных резюме выбираются лучшие кандидаты. Следующим этапом будет приглашение кандидатов на собеседования, их проведение, а затем подготовка и отправка предложения о работе. Последним этапом являются возможные переговоры относительно договора или момента начала работы и подписания документа кандидатом.
Так была создана система рабочего процесса по подбору персонала. Его можно повторить в последующих наборах и представить в виде точек или удобной диаграммы.
В чем разница между workflow и бизнес-процессами?
Рабочий процесс — это универсальный процесс, который можно применять ко всем организациям, в то время как бизнес-процесс уникален для каждой компании и относится к конкретным бизнес-решениям и данным, необходимым для достижения более крупной организационной цели.
Стоит добавить, что процессы связаны с инвестиционными решениями или управлением запасами. В свою очередь рабочий процесс является более обобщенным и может модифицироваться, разделяться на отдельные задачи, а главное, существует несколько его видов, что неприменимо в случае с бизнес-процессами.
Зачем использовать рабочий процесс?
- Оптимизация затрат и повышение рентабельности — по мере внедрения системы скорость процессов увеличивается, что может решить сократить необходимые ресурсы
- Большая прозрачность процессов – каждый сотрудник прекрасно знает, в чем заключаются его обязанности и какую последовательность шагов нужно предпринять для достижения цели
- Сокращение микроменеджмента — сотрудник может нести личную ответственность за свои задачи и выполнять их надлежащим образом, а руководители могут перенаправить свое внимание на более важные дела.
- Улучшение коммуникации - сильная система технологического процесса побуждает сотрудников к открытому общению и позволяет определить людей, ответственных за конкретные задачи, что помогает в кризисных ситуациях, когда вы знаете, к кому обратиться
- Улучшение согласований - в случае программного обеспечения документооборота вопрос ручного согласования отдельных процессов или документов может быть автоматизирован
- Улучшение клиентского опыта — оптимизация процессов влияет не только на улучшение условий работы внутри организации, но и на улучшение отношений с клиентом, который получает продукт и услуги более высокого качества.
Хотите автоматизировать рабочий процесс электронной коммерции? Используйте платформу Zoho— инструмент, который ускорит процесс выполнения вашего заказа!
Что такое программное обеспечение рабочего процесса?
На рынке существует множество систем автоматизации рабочих процессов, с которыми процесс управления рабочими процессами становится сказочно простым. Каждый из них отвечает различным, конкретным потребностям и может различаться по функциональности. Однако, в принципе, каждый из них предназначен для помощи или поддержки рабочего процесса.
Программное обеспечение для управления рабочими процессами предполагает оптимизацию повторяющихся процессов, создание и назначение задач и их автоматический контроль. Самое главное, он объединяет все процессы в одном месте и предоставляет пользователям информацию, относящуюся к выполнению задач или отдельных шагов. Системы рабочих процессов также могут автоматически отправлять уведомления по электронной почте со статусом отдельных этапов процессов.