В епоху цифровізації автоматизація є одним із факторів, що значно підвищують ефективність роботи підприємства, і її можна використовувати у багатьох сферах. Прикладом цього є обмін інформацією та передача документів по всьому ланцюжку поставок.
Автоматизація цього аспекту є загальноприйнятою процедурою, що впроваджується вже багато років і має свій термін – EDI, електронний обмін даними – який ми розробили у статті нижче!
Що таке EDI, електронний обмін даними?
EDI або електронний обмін даними – це термін, що означає автоматичний потік електронних документів у ланцюжку постачання всередині компанії або між діловими партнерами.
Платформа EDI включає, серед іншого: передачу документів, потік інформації, виставлення та надсилання рахунків або повідомлень, адресованих клієнтам.
Система EDI в електронній комерції
Електронний обмін даними використовується у сфері електронної комерції, але не лише. Вона служить насамперед обміну інформацією між різними IТ-системами ділових партнерів. Це, у свою чергу, зводиться до підвищення ефективності за рахунок автоматизації та оптимізації комунікацій, внаслідок чого:
- економія часу та сил – співробітникам не доводиться приділяти уваги підготовці та надсиланні документів. Це відбувається автоматично. Крім того, замовлення обробляються швидше і, як наслідок, товари відвантажуються та доставляються покупцю.
- економія грошей – система електронного обміну даними не вимагає паперових документів, що дозволяє економити на поліграфічних та кур'єрських чи поштових послугах.
- скорочення кількості потенційних помилок – автоматизація не залишає місця для людських помилок. Якщо ви знайшли помилку або вразливість у системі та виправили її, вона не повинна з'явитися знову.
- yайпростіший аналіз даних – процеси електронного обміну даними можна легко відстежувати, що полегшує їх аналіз.
Додамо, що впровадження EDI також дає конкурентну перевагу перед підприємствами, які цієї автоматизації ще не мають.
Проблеми EDI
Хоча електронний обмін даними між діловими партнерами дає безліч переваг, не можна забувати про порог входу, який еквівалентний впровадженню EDI, а це означає придбання та створення відповідної інфраструктури, а також найм співробітника або замовлення сторонньої компанії для налаштування. їх, а також їх оновлення на разовій основі та ремонт у разі помилок.
Стандарти електронного обміну даними
Щоб система електронного документообігу в сфері рітейл була ефективною, необхідно використовувати програму відповідно до раніше визначеного стандарту, який дозволяє генерувати та зчитувати дані під час обміну документами. Тому, якщо кілька компаній ланцюжка поставок використовують різні стандарти, обмін документами може виявитися проблематичним, оскільки інформація, що передається, не буде оброблена коректно.
У зв'язку з цією необхідністю за минулі роки було створено безліч форматів, які набули популярності залежно від галузі чи регіону.
Однак слід зазначити, що стандарти EDI можна розділити на приватні та загальнодоступні, перші з яких є стандартами, розробленими для потреб конкретної компанії або конкретної галузі і зазвичай не доступні. Останні, своєю чергою, є широко поширені стандарти, розроблені однієї чи багатьох галузей.
- ЕДІФАКТ ООН (Організація Об'єднаних Націй/Електронний обмін даними для управління, торгівлі та транспорту) – формат, введений для використання ООН.
- TRADACOMS – стандарт EMI, який використовується у Великобританії.
- ASC X12 – стандарт, що відповідає ANSI (Американському національному інституту стандартів), що використовується в основному в Північній Америці та використовується в багатьох галузях промисловості.
- UCS – американський стандарт електронного обміну даними, адресований харчовій промисловості.
- ІНДІЯ – Американський стандарт, адресований транспортній галузі.
- HL7 (Health Level-7) – стандарт EDI, який забезпечує обмін документами у медичній галузі.
Як працює EDI?
Слід наголосити, що електронний обмін даними не визначає спосіб передачі документів. Це стосується технології, яку виберуть сторони для прямого спілкування та яка забезпечить обмін документами, наприклад, HTTP, FTP або AS2.
EDI, API
EDI не слід плутати з API (інтерфейс прикладного програмування). Простіше кажучи, EDI відноситься до обміну документами та використовується в логістиці, торгівлі та виробництві. API, з іншого боку, використовується для забезпечення взаємодії двох додатків, і рішення під цим знаком поширені в ІТ-індустрії, забезпечуючи інтеграцію, наприклад, програм та платформ.
Більше того, повідомлення EDI застосовуються до попередньо визначених форматів, таких як рахунки-фактури або інші документи, якими обмінюються в ланцюжку поставок. У свою чергу API дозволяє передавати набагато ширший спектр даних та форматів. Це набагато гнучкіше.
Що таке EDI, електронний обмін даними? - короткий зміст
Електронний обмін даними, так званий EDI – це автоматизований процес передачі документів та інформації між учасниками по всьому ланцюжку поставок у режимі реального часу.
Повідомлення EDI, тобто документи, якими обмінюються в рамках електронного обміну даними, включають: підтвердження замовлення, рахунки-фактури, повідомлення про отримання або повідомлення про доставку замовлення. Все залежить від галузі.
Також варто наголосити, що інформація, що передається через EDI, має бути в універсальному форматі, який зможуть прочитати сторони зв'язку. У зв'язку з цим виникла так звана EDI-системи адаптовані до різних галузей – рітейлу, медицини та транспорту.
Метою EDI є безпечний обмін даними та автоматизація, оптимізація та прискорення процесів, пов'язаних із потоком інформації у ланцюжку поставок. Результатом цього є, серед іншого, більш швидке виконання замовлень та покращена функціональність ланцюжка поставок.